Politique de vie privée – ELSA Louvain-la-Neuve

 Mise à jour : avril 2020

ELSA Louvain-la-Neuve attache une grande importance à la protection des données personnelles. La présente politique de vie privée a dès lors pour objectif de couvrir toutes les données à caractère personnel traitées par ELSA Louvain-la-Neuve.

Par la présente politique, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur les données que nous recueillons et sur la manière dont nous traitons ces dernières. ELSA Louvain-la-Neuve se conforme aux lois et règlements applicables, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données. 

Cela implique que, en toute circonstance, nous :

·        Traitons les données personnelles conformément au but pour lequel elles ont été fournies, ces buts et le type de données sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité ;

·        limitons le traitement des données à caractère personnel à ce qui est nécessaire pour satisfaire aux fins du traitement ;

·        avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données à caractère personnel ;

·        ne transmettons pas de données à caractère personnel à des parties tierces, sauf si cela est nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été fournies ;

·        connaissons, informons et respectons les droits de la personne concernée concernant ses données personnelles.

Toute personne qui, après avoir lu notre politique de vie privée, ou de manière plus générale, a des questions concernant le traitement de ses données à caractère personnel ou l’exercice de ses droits peut nous contacter par les moyens suivants :

ELSA Louvain-la-Neuve
Place Montesquieu 2 bte 16
1348 Louvain-la-Neuve
secgen.louvainlaneuve@be.elsa.org
0470 / 49 75 10
Personne de contact : Nicolas Lhaut
 
 Définitions

RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données)

Programmes internationaux : Student Trainee Exchange Programme (STEP), Summer en Winter ELSA Law Schools en ce qui concerne la partie de l’organisation gérée par ELSA International, John H. Jackson Moot Court Competition, European Human Rights Moot Court Competition, ELSA Delegations, Legal Research Groups, organisés par ELSA International.

Sections internationales : toutes les sections ELSA, à l’exception de ELSA International et des sections nationales telles que définies ci-dessous.

Sections nationales : ELSA Antwerpen, ELSA Belgium, ELSA Brussel, ELSA Brussels, ELSA Gent, ELSA Hasselt, ELSA Leuven, ELSA Liège, ELSA Saint-Louis et ELSA Louvain-la-Neuve.

Champ d’application

La présente politique s’applique à toutes les données traitées par ELSA Louvain-la-Neuve afin dans le cadre de ses activités. Elle couvre également tous les traitements effectués dans le cadre des programmes internationaux, pour autant que cette déclaration ne soit pas en contradiction avec la politique de vie privée respective de ces programmes. Dans ce cas, ce sont ces derniers qui priment.

Cette déclaration de confidentialité s’applique également aux données envoyées à ELSA Louvain-la-Neuve par une autre section de ELSA.

Informations générales

Les données à caractère personnel sont traitées par ELSA Louvain-la-Neuve aux fins suivantes :

·        Inscrire nos membres dans nos registres et pouvoir les contacter afin de les inviter à des événements internes et externes ;

·        Permettre la participation active ou passive à nos activités organisées, telles que les infosessions, les conférences, les voyages, les National Council Meetings ;

·        Permettre à nos membres, participants et partenaires de respecter leurs engagements financiers ;

·        Envoyer des Newsletters et invitations, en ce compris celles de nos partenaires ;

·        Promouvoir l’association et ses activités sur les réseaux sociaux et notre site Internet ;

·        Promouvoir les activités organisées par d’autres sections nationales, ELSA International ou les sections internationales ;

·        Former nos membres ;

·        Améliorer nos activités ;

·        Développer un réseau Alumni pour nos membres ;

·        Rechercher et établir des partenariats ;

·        Etablir des statistiques relativement à nos activités et à notre développement ;

·        Permettre à la personne concernée d’exercer ses droits en ce qui concerne ses informations personnelles.

Aux fins susmentionnées, nous sommes susceptibles de demander, traiter et stocker les données personnelles suivantes :

·        Données d’identité personnelles : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse email, études, année d’études et numéro de compte bancaire, numéro de carte d’identité, Numéro d’identification au Registre National ;

·        Données professionnelles : numéro de téléphone, adresse email, fonction ;

·        Statut de nos membres : fonction, description, date de début et de fin ;

·        Participation à nos activités ;

·        Dans le cas où cela s’avèrerait nécessaire, préferences alimentaires et allergies ;

·        Matériel de promotion audiovisuel (photos, vidéos,…) ;

·        Signature.

Toutefois, nous nous réservons le droit de traiter d’autres types données si nécessaire aux fins susmentionnées.

Tous nos traitements de données à caractère personnel sont basés sur :

·        Le consentement de la personne concernée sur base de l’article 6.1 a) du RGPD ;

·        La mise en œuvre ou la préparation d’un (futur) contrat entre ELSA Louvain-la-Neuve et la personne concernée sur base de l’article 6.1 b) du RGPD ;

·        Un intérêt légitime propre à ELSA Louvain-la-Neuve, comme défini au considérant 47 du RGPD, sur base de l’article 6.1(f) de ce dernier. Cet intérêt peut, par exemple, prendre la forme de la création d’un réseau Alumni ou de la mise en place de partenariats. En tout état de cause, il est toujours communiqué aussi tôt que possible.

Toute personne peut refuser de partager ses données avec ELSA Louvain-la-Neuve ou retirer son consentement. Cependant, cela peut avoir pour conséquence de nous rendre techniquement impossible d’offrir l’accès à nos activités ou au statut de membre à celles-ci.

Transfert

Nous ne transférons les données que nous traitons à des tiers que si cela est nécessaire pour la réalisation des objectifs décrits ci-dessus. Tel est le cas lors de l’organisation de notre JobDay, où nous envoyons les CVs de nos participants aux professionnels présents.

En d’autres cas, nous ne transmettons pas les données fournies par les personnes concernées à des tiers, sauf si cela est légalement requis ou si nous avons un intérêt légitime à le faire. Tel serait le cas si les forces de l’ordre requéraient certaines informations dans le cadre d’une enquête en ayant reçu l’autorisation préalable du Ministère Public. Dans de telles circonstances, nous sommes tenus de coopérer et sommes donc obligés de transférer ces données. En outre, ELSA Louvain-la-Neuve a l’obligation d’envoyer la liste de ses Board Members à ELSA Belgium.

En outre, si nécessaire pour l’exécution des objectifs décrits ci-dessus, nous transférons des données personnelles en dehors de la Belgique. ELSA Louvain-la-Neuve ne peut être tenue responsable des infractions commises par des tiers si ceux-ci sont situés dans l’Espace Economique Européen ou s’ils ont leur siège social dans un pays concerné par une Décision d’adéquation de la Commission. En cas de transfert vers tout autre pays, ELSA Louvain-la-Neuve veillera à ce que le tiers sécurise les données personnelles.

En aucun cas, nous ne vendons ou ne louons les données personnelles de nos membres à des tiers. Nous ne transmettons également  jamais les coordonnées de nos membres à des tiers à des fins commerciales.

Durée du traitement

ELSA Louvain-la-Neuve ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou pour répondre aux exigences légales. Par défaut, elles sont conservées pendant au moins deux ans à des fins de formation de nos membres.

 Les données à caractère personnel collectées en vertu d’un intérêt légitime sont conservées aussi longtemps que cet intérêt existe.

Toutes les personnes concernées peuvent requérir l’effacement de leurs données à tout moment.

Sécurité des données

Nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des membres et assurer leur confidentialité, y compris des mesures visant à protéger les données de toute violation, perte ou traitement illégal.

Cela comprend :

·        Le fait que toutes les personnes qui peuvent accéder à des données personnelles au nom de ELSA Louvain-la-Neuve soient liées par un accord de confidentialité ;

·        Le fait que nous utilisons le réseau de messagerie électronique d’ELSA Belgium pour accéder à nos documents en ligne. Les personnes ne disposant pas d’une telle adresse électronique valide et sans invitation personnelle de l’administrateur de ces documents (le Board Member concerné) n’ont pas accès aux données personnelles de nos membres ;

·        Des sauvegardes régulières des données personnelles afin de pouvoir les récupérer en cas d’incidents physiques ou techniques ;

·        L’évaluation régulière de nos mesures ;

·        La formation de nos membres relativement à l’importance de la protection des données à caractère personnel.

Droits des personnes concernées concernant leurs données

Toutes les personnes concernées ont le droit d’accéder aux données à caractère personnel les concernant et de les copier.

Elles ont le droit de faire rectifier et compléter leurs données si celles-ci sont incorrectes ou incomplètes.

Elles ont le droit de faire supprimer leurs données à caractère personnel lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, lorsqu’elles révoquent leur consentement concernant ce dernier et lorsque ELSA Louvain-la-Neuve n’a plus d’intérêt légitime justifiant le traitement.

Elles ont le droit de faire restreindre le traitement de leurs données à caractère personnel si elles contestent l’exactitude de ces données ou si elles s’opposent à celui-ci (voir ci-dessous), de sorte que les données ne puissent être traitées qu’avec leur consentement, aux fins de permettre l’exercice de leurs droits ou pour la protection des droits d’une autre personne.

Elles peuvent s’opposer à la manière dont certaines données à caractère personnel sont traitées. Elles ont ainsi le droit de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles à des fins de marketing direct.

Elles peuvent à tout moment retirer leur consentement aux traitement des données à caractère personnel que nous avons obtenues sur la base de l’article 6.1 a) du RGPD. Le traitement de ces données avant le retrait du consentement reste valable.

Si une personne concernée exerce son droit à l’effacement de ses données ou retire son consentement, elle est consciente que cela peut rendre impossible pour ELSA Louvain-la-Neuve d’ouvrir l’accès à ses activités ou au statut de membre, notamment si ces données étaient nécessaires pour participer à une activité.

Dans le préambule de cette politique de vie privée se trouvent nos coordonnées afin que chaque personne concernée puisse nous contacter pour exercer ses droits. Afin de prévenir les abus, nous pouvons leur demander de s’identifier de manière adéquate.

Plaintes

Si une personne concernée a une plainte à formuler concernant le traitement de ses données personnelles ou l’exercice de ses droits, nous lui demandons de nous contacter directement.

Toute personne concernée a le droit, à tout moment, de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données, qui est l’autorité belge de contrôle dans le domaine de la protection de la vie privée, ou d’engager une procédure judiciaire :

Autorité de protection des données (APD) :

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

commission@privacycommission.be

Modification de la présente politique

ELSA Louvain-la-Neuve peut modifier sa déclaration de confidentialité. Dans un tel cas, une annonce sera affichée sur notre site Internet. La dernière modification a été effectuée le 15 avril 2020. Les anciennes versions de notre déclaration de confidentialité sont conservées dans nos archives et peuvent être consultées sur demande écrite.

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